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新型コロナウイルスの感染拡大防止のため取材撮影を一時中断しました影響で、MyAge次号は以下の通り変更いたします。ご理解のほどお願い申し上げます。

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書き言葉で輝くには?

柘(つげ)いつか

柘(つげ)いつか

作家。令和元年5月1日、「いつか」より改名。
東京都生まれ。ベストセラーとなった『別れたほうがイイ男 手放してはいけないイイ男』『成功する男はみな、非情である。』はアジア各国で翻訳された。近著は『新版 成功する男はみな、非情である。』『続・成功する男はみな、非情である。』(共に光文社)。テレビのコメンテーター、トークショー、企業セミナーのプロデュースも行っており、世界50カ国以上を訪れ、各国・各界に多彩な人脈を持つ。日本アカデミー賞協会会員。

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私たちは、日々マルチタスクで仕事をしています。アナログ派な私でも、仕事はメールが中心で、電話でフォローするというような感じです。SNSも得意ではないですが、少なからず活用しています。

 

人は相手の顔が見えたり声が聞こえたりする場合、表情や声から心情を察することができますが、残念ながら書き言葉では、相手が何を考えているかを察するのは難しいものです。

手書きであれば、性格や人柄がわかりますが、絵文字やスタンプにすると余計にイメージ化し、丁寧には感じない分、察するのが困難になるのです。メールやSNSは基本的に書き言葉なので、電話や対面とは勝手が違います。

メールビジネス上よくあり、最近気になっているのが「失念しておりました」のフレーズ。何度もこのフレーズを使う偉い人がいるのですが、心底悪いと思ってないような気がしてしまいます。

 

また逆のパターンで、研修中の新人からショートメールで「リスケ、お願いします!」と2度も気軽にやられて逆上し、採用をやめた知り合いもいました。

 

最近よくある「皆で共有させていただきます」も、一見連携が取れているように見えますが、案件をスライドするように、責任転嫁しているようにも感じられます。一体誰が責任者なのか希薄ですね。疑わしい。無責任で、結局誰も担当してくれないんじゃないか、とこちらは不安感に駆られます。

 

ネットの普及で、人間関係でも先輩後輩などの縦横斜めがなくなり、対面形式がなくなった分、配慮のない不親切なメールに相手もストレスを感じ、繊細でキレやすくなっているように思います。ルールとマナーを忘れ、感情的になり、敬意と配慮を文章だとついつい忘れがちですね。

 

書き言葉には表情がなく、文章には口頭ほど細くは指示できない分、程よく丁寧で、端的にまとまっている感が求められます。

 

質問も、詰問になってはいけません。長くならず、結論から書くこともテクニックです。

 

冒頭の挨拶も、「ご活躍ですね!」「お元気ですか?」よりも、「お元気そうですね!」が、気が利いています。

 

想像力を働かせてインパクトを与える書き言葉は、簡潔で端的に書き、余分なやりとりの回数を減らし、相手の状態を想像して返信不要を思いやる。

「何かありましたら、いつでもご連絡くださいませ。」と、負担をかけず、ユーモアも交えて、優しい文章で配信しないと、やがて相手に嫌われます。

 

お誘いに参加できない理由はさらりと、嘘より方便を上手に使いましょう。決して「忙しいから」と言ってはいけません。きっと相手も同じでしょうから。

受けられないことも、「できません」より「できかねます」とマイルドに。スマートな、ホテルマン用語を学ぶといいでしょう。

 

その他の断る理由としては、家族サービスや介護、子育て、歯医者、ボランティア活動など、相手が止められない理由が無難です。

 

相手の期待に添えない場合も、「あいにく」「ご遠慮」「ご辞退」「私の力不足」などの言葉を使います。これはほぼ、お見合いのお断りと一緒です。

「至らなかった」と言う言葉は便利です。良くも悪くも受け止める度量を見せて、相手に不安要因を与えないことです。

 

仕事のことはあえて事務的に書くこと。
相手への報告も、サプライズを狙うなら、良いニュースと悪いニュースでバランスをとることで、相手への心のダメージを減らすことが可能です。
悪い知らせは早いほうがいいのです。

 

やりがちなことは、ついつい真面目な責任感から、書きすぎること。逆効果で相手を傷つけてしまう可能性があります。

 

また、夜書いたメールは朝見直してから出す事! 夜は感情的になり、思い入れがある文章を書く傾向にあります。翌朝、クールダウンした状況で、推敲してから出しましょう。返信の前にメールを読み返すのは基本です。

 

快適なメールライフを過ごすべく、気持ちのいいコミニュケーションとやりとりをして、スムーズな人間関係を培ってください。

 

いつか

オフィシャルサイト   itsuka-k.com

 

 

 

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